Neyi taşımalı, neyi bırakmalı?
Bugünü yürütmek için gereken her şey taşınır, geçmişi anlatan hiçbir şey taşınmaz. Üye bilgileri, açık paketler ve kalan ders hakları olmadan yeni sistem çalışmaz; üç yıl önceki yoklama listesi ise taşındığında da kimsenin bakmayacağı bir yük olur. Geçmiş, eski dosyada arşiv olarak kalabilir.
| Veri | Taşınır mı | Neden |
|---|---|---|
| Üye bilgileri | Evet | Bildirimler ve iletişim buradan gider |
| Açık paketler ve kalan haklar | Evet | Yeni sistem bunlar olmadan çalışmaz |
| Yaklaşan rezervasyonlar | Evet | İlk haftanın takvimi buna dayanır |
| Geçmiş yoklamalar | Hayır | Arşivde kalır; günlük işte kullanılmaz |
| Kapanmış paketler | Hayır | Tarihçe için tutulur, taşınmaz |
Yazılımı seçerken bakılacaklar: Stüdyo Yazılımı Seçimi
Üye listesi nasıl hazırlanır?
Listeyi taşımadan önce temizleyin, çünkü aktarılan her hata sizinle birlikte taşınır. Aynı üyenin iki kaydı, eksik telefon numaraları ve yıllardır gelmeyen üyeler ayıklanır. Telefon numarasını tek bir biçime getirmek en çok işe yarayan adımdır: bildirimlerin gideceği yer orasıdır ve yanlış numara sessizce başarısız olur.
Tekrarlayan kayıtları birleştir
Aynı üyenin iki satırı varsa birleştirin; geçişten sonra ayırmak çok daha zordur.
Telefon numaralarını tek biçime getir
Bildirimler buraya gider ve yanlış numara sessizce başarısız olur; biçimi geçişten önce düzeltin.
Uzun süredir gelmeyen üyeleri ayır
Aktif olmayan üyeleri taşımak yerine ayrı tutun; listeniz gerçek büyüklüğünü göstersin.
Excel sütunları üye listesi şablonuna nasıl eşlenir?
Excel’deki her sütunu şablondaki karşılığına taşıyın ve biçimini tek tipe getirin. Her üye için ad soyad, e-posta, seviye ve katılım tarihi gerekir; telefon, dersler ve paket bilgileri isteğe bağlıdır. Tarihler gg.aa.yyyy, tutarlar 3.500,00 biçiminde yazılır. En çok dikkat isteyen sütun kalan haktır: şablon kalan hakkı değil, kullanılan hakkı sorar.
| Şablon sütunu | Excel’deki karşılığı (örnek) | Nasıl yazılır |
|---|---|---|
| Ad Soyad | İsim | Gerekli; ad ve soyad aynı hücrede |
| Telefon | Cep / Telefon | İsteğe bağlı; ör. 0532 123 45 67 |
| E-posta | Gerekli; her üyenin kendi adresi | |
| Seviye | Grup | Gerekli; Başlangıç, Orta veya İleri |
| Katılım Tarihi | Kayıt tarihi | Gerekli; gg.aa.yyyy, ör. 01.09.2026 |
| Dersler | Branş / Ders | Stüdyodaki ders adı; birden fazlaysa virgülle ayrılır |
| Paket Adı | Paket | Stüdyodaki paket adı, her satırda aynı yazılışla |
| Paket Başlangıcı | Başlangıç | Paketi olan üyede gerekli; gg.aa.yyyy |
| Paket Bitişi | Bitiş | Paketin son geçerli günü; gg.aa.yyyy |
| Paket Fiyatı | Ücret | Üyenin gerçekten ödediği tutar; ör. 3.500,00 |
| Kullanılan Hak | Kalan ders | Kalan değil, kullanılan hak: paketin hakkı eksi kalan |
| Ödeme Durumu | Ödeme | Paketi olan üyede gerekli; Ödendi veya Ödenmedi |
Şablonu kullanmak zorunda değilsiniz: kendi tablonuz aynı bilgileri her satırda aynı biçimde taşıyorsa geçişte o da işe yarar. Şablon yalnızca neyin gerektiğini tek bir sayfada gösterir.
| Paket | Paketin hakkı | Excel’de kalan | Kullanılan Hak |
|---|---|---|---|
| Reformer 8 Ders | 8 | 3 | 5 |
| Mat 12 Ders | 12 | 12 | 0 |
| Reformer 4 Ders | 4 | 0 | 4 |
| Aylık sınırsız (süre paketi) | - | - | Boş bırakılır |
Kullanılan hak paketin hak sayısını aşamaz, süre bazlı pakette ise boş kalır. Hakkı biten paketi yazmak gerekmez: üye yeni paketle başlayacaksa o satıra paket yazmamak daha temizdir.
Yarım kalmış paketler nasıl devredilir?
Açık paket, kalan ders hakkı ve bitiş tarihiyle birlikte taşınır; baştan satılmış gibi tanımlanmaz. Üyenin sekiz derslik pakette üç hakkı kaldıysa yeni sistemde de üç hak görünmeli. Bu rakamı geçiş gününden önce üyeyle teyit etmek, sonradan çıkacak her tartışmayı baştan bitirir.
- Kalan ders hakkı olduğu gibi taşınır, yuvarlanmaz
- Bitiş tarihi eski paketin tarihidir, geçiş günü değil
- Dondurulmuş paketler dondurma bitiş tarihiyle birlikte taşınır
- Telafi hakları varsa ayrıca tanımlanır, ders hakkıyla karıştırılmaz
Kalan hakları geçişten önce üyelerle teyit edin: bir rakam üzerinde sonradan çıkacak tartışmanın maliyeti, teyit mesajının maliyetinden her zaman yüksektir.
Paket tiplerinin tanımlanması: Ders Paketi Kuralları
Geçiş için hangi tarih seçilmeli?
Ay başı gibi temiz bir tarih seçin; hafta ortası bir geçiş, aynı haftayı iki yerde bölünmüş bırakır. Tarihten sonra Excel kapanır. Yoğun bir dönemin hemen öncesi de kötü bir tercihtir: yeni sistemi öğrenmek ile sezon açılışını karşılamak aynı haftaya denk gelmemeli.
- Ay başı gibi temiz bir tarih seçin
- Tarihten sonra Excel günlük işte kullanılmaz
- Sezon açılışı gibi yoğun bir haftanın hemen öncesinden kaçının
- İki sistemi paralel yürütmek geçişi bitirmez, uzatır
| Zaman | Yapılan iş |
|---|---|
| Geçişten bir hafta önce | Paket tipleri, dersler, odalar ve eğitmenler tanımlanır |
| Beş gün önce | Haftalık takvim kurulur; kalan haklar üyelerle teyit edilmeye başlanır |
| Üç gün önce | Üyelere geçiş duyurusu gider |
| Bir gün önce | Excel son kez güncellenir, üye listesi kalan haklarla birlikte taşınır |
| Geçiş günü | Rezervasyonlar yalnızca yazılımdan alınır; davetler gönderilir |
| İlk hafta | Ders hakkı, bildirimler ve yoklama her gün kontrol edilir |
WhatsApp grubundan rezervasyon sistemine geçiş üyelere nasıl duyurulur?
Geçiş tarihinden birkaç gün önce tek ve kısa bir duyuruyla: hangi tarihten itibaren rezervasyonun nereden yapılacağı, kalan hakkın nerede görüneceği ve ilk girişte ne yapılacağı. Grup kapanmak zorunda değildir, ama o tarihten sonra grupta rezervasyon alınmaz. İki kanaldan birden rezervasyon kabul etmek, Excel’i açık bırakmakla aynı sonucu verir.
- Duyuruda geçiş tarihi, yeni rezervasyon yolu ve kalan hakkın nerede görüneceği yazsın
- Davet e-postası geçiş gününe yakın gitsin; haftalar önce giden davet unutulur
- İlk hafta, telefonundan giriş yapamayan üyeye stüdyoda yardım edecek birini belirleyin
- Gruba gelen rezervasyon mesajına hep aynı cevap verilsin: rezervasyonlar artık sistemden
- Grup duyuru ve sohbet için kalabilir; kontenjanın tek kaynağı sistemdir
Geçişi en çok zorlayan üye çoğunlukla en sadık olanıdır: yıllardır aynı yoldan yer ayırtmıştır. Ona ilk rezervasyonunu yanında yaptırmak, on duyurudan daha etkilidir.
İlk hafta neye bakılmalı?
İlk hafta yeni özellikleri denemek için değil, üç şeyin doğru işlediğini görmek içindir: rezervasyonun ders hakkını ayırması ve yoklama alındığında ya da ders gerçekleştiğinde tam olarak bir hakkın düşmesi, bildirimlerin doğru numaralara gitmesi ve yoklamanın her seans için alınması. Bu üçü yürüyorsa geçiş tamamlanmıştır; biri aksıyorsa gerisi zaten beklemelidir.
- Ders hakkı doğru işliyor mu
- Bir rezervasyon yapın ve hakkın planlı derse ayrıldığını görün; yoklama alındığında ya da ders gerçekleştiğinde paketten tam olarak bir hak düşmeli.
- Bildirimler ulaşıyor mu
- Hatırlatmanın doğru numaraya gittiğini birkaç üyede teyit edin.
- Yoklama her seans için alınıyor mu
- Alınmamış yoklama hakedişe girmez; ilk hafta alışkanlık burada kurulur.
Eski Excel dosyası ne olacak?
Dosya silinmez, kapatılır: salt okunur bir kopya olarak arşivlenir ve günlük işte kullanılmaz. Kimsenin açıp güncelleyemeyeceği bir yerde durması önemlidir, çünkü açık kalan bir kopya geçişin en sık başarısızlık nedenidir. İçindeki kişisel verileri ne kadar süre saklayacağınız da ayrıca karar verilmesi gereken bir konudur.
- Dosya salt okunur bir kopya olarak arşivlenir
- Günlük işte açılmaz; açık kalan kopya geçişi bozar
- Arşiv, herkesin değil yalnızca yöneticinin erişebileceği yerde durur
- Kişisel verilerin ne kadar saklanacağı ayrıca karara bağlanır
Dakik’e geçiş adım adım nasıl yapılır?
Önce paket tiplerini, dersleri ve haftalık takvimi kurun, sonra üye listesini güncelleyin. Dakik ekibi her stüdyoya, üyelerini açık paketleri ve kalan haklarıyla taşırken yardım eder; Pro kademesinde bu süreçte birebir eşlik eder. Geçişten önce birkaç üyenin kalan hakkını listeyle karşılaştırın; geçiş günü de üyelere davet gönderin.
Paket tiplerini ve dersleri kurun
Üyelerin paketleri ve dersleri bunlara bağlanır; önce onları tanımlayın.
Üye listesini hazırlayın
Şablonu ya da kendi tablonuzu güncelleyin; açık paketleri ve kullanılan hakları geçiş tarihine göre yazın.
Verileri Dakik ekibiyle taşıyın
Dakik ekibi her stüdyoya üyelerini ve açık paketlerini taşırken yardım eder; Pro kademesinde birebir eşlik eder.
Kontrol edin ve davet gönderin
Birkaç üyenin kalan hakkını listeyle karşılaştırın; doğruysa geçiş günü üyelere davet gönderin.
Taşınan paketlerin nasıl işlediği: Üye Paketleri
Sık sorulan sorular
Excel’deki üye listesi yazılıma nasıl aktarılır?
Önce listeyi temizleyin: tekrarlayan kayıtları birleştirin, telefonları tek biçime getirin ve gelmeyen üyeleri ayırın. Ardından her üyenin ad soyadını, e-postasını, seviyesini ve katılım tarihini, varsa açık paketini ve kullandığı hakkı tek satırda toplayın; ücretsiz üye listesi şablonu bu sütunları hazır verir. Dakik’e geçerken Dakik ekibi bu listeyi stüdyonuza taşımanıza yardım eder.
Geçişte üyenin paketi ve kullandığı haklar da taşınır mı?
Evet; açık paket adı, başlangıç ve bitiş tarihi, fiyatı, kullanılan hak sayısı ve ödeme durumuyla taşınır. Paketin stüdyodaki bir paket tipine bağlanabilmesi için paket tiplerini geçişten önce kurun. Kalan hakları geçişten önce üyelerle teyit etmek, ilk haftadaki tartışmaları baştan önler.
Üyelere davet ne zaman gönderilmeli?
Geçiş gününe yakın. Davet, üyenin kendi panelinden rezervasyon yapmasını ve kalan hakkını görmesini sağlar; kalan haklar teyit edilip takvim hazır olduğunda gönderilirse üyeler sistemle ilk kez doğru rakamlarla karşılaşır. Haftalar önce giden bir davet ise çoğunlukla unutulur.
Yazılıma geçerken dersleri durdurmak gerekir mi?
Hayır; geçiş dersler sürerken yapılır, stüdyo kapanmaz. Paket tipleri, dersler ve takvim geçiş tarihinden önceki günlerde kurulur, üye listesi en son taşınır ki kalan haklar güncel olsun. Geçiş günü, yeni rezervasyonların yazılımdan alınmaya başladığı gündür; o güne kadar Excel’de yapılan son değişiklikler taşımadan önce listeye işlenmiş olmalıdır.